ZÁSADY OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV
V súvislosti so spracúvaním osobných údajov dotknutých osôb Prevádzkovateľ týmto informuje o základných zásadách a postupoch pri spracúvaní Vašich osobných údajov spoločnosťou DS Systems, s.r.o. ako Prevádzkovateľom, a to v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochrane fyzických osôb v súvislosti so spracovaním osobných údajov a o voľnom pohybe týchto údajov a o zrušení smernice 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane osobných údajov) (ďalej len „Nariadenie GDPR“) a § 14 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov, v znení neskorších predpisov (ďalej len „ZOOÚ“)
Spoločnosť DS Systems, s.r.o. k osobným údajom klientov pristupuje zodpovedne a dodržiava pravidlá stanovené platnou európskou a slovenskou legislatívou a tak primerane chráni osobné údaje svojich klientov. Podľa predmetného Nariadenia GDPR Vás informujeme o nasledovných skutočnostiach:
1) Prevádzkovateľ osobných údajov
DS Systems, s. r.o. je spoločnosť založená a existujúca podľa slovenského práva, so sídlom Belgická 8702/3, 917 01 Trnava , IČO: 35 901 772, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Trnava, odd. Sro, vl.č.18880/T (ďalej len „Spoločnosť“).
2) Kontaktné údaje Prevádzkovateľa
Adresa na zasielanie písomností: Belgická 8702/3, 917 01 Trnava
Telefonický kontakt: +421 33 593 61 84
Emailový kontakt: info@dssystems.sk
webové sídlo: www.dssystems.sk
Zodpovedná osoba: Prevádzkovateľ s ohľadom na článok 37 Nariadenia GDPR neurčil zodpovednú osobu
3) Dozorný úrad
Názov: Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky
Adresa na zasielanie písomností: Hraničná 12, 820 07 Bratislava
IČO: 36 064 220
Telefonický kontakt: +421 2 323 13 220
Emailový kontakt: ochrana@pdp.gov.sk
webové sídlo: www.uoou.sk
4) Účely spracúvania osobných údajov dotknutých osôb
Spoločnosť spracúva osobné údaje dotknutých osôb – klientov a klientov na nasledovné účely:
Hlavným účelom spracúvania osobných údajov je plnenie uzatvorenej zmluvy,
Spracúvanie osobných údajov na účel vybavovanie prípadných reklamácií,
Spracúvanie osobných údajov na účel vedenia účtovnej agendy a archivácie,
Spracúvanie osobných údajov na základe oprávneného záujmu Prevádzkovateľa napr. pri obhajobe právnych nárokov vyplývajúcich zo zmluvy alebo pri vymáhaní pohľadávok.
V prípade, že má spoločnosť v úmysle spracúvať iný osobný údaj ako je uvedený v tomto článku, prípadne pre iné účely, môže tak urobiť iba na základe platne udeleného súhlasu so spracovaním osobných údajov Dotknutej osoby. Súhlas so spracovaním osobných údajov udeľuje Dotknutá osoba na samostatnej listine.
5) Právny základ spracúvania osobných údajov osôb
Osobné údaje dotknutých osôb sú spracúvané na základe nasledujúcich právnych základov:
súhlas dotknutej osoby,
spracúvanie na účely plnenia zmluvy,
spracúvanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti Prevádzkovateľa,
spracúvanie je nevyhnutné na ochranu životne dôležitých záujmov dotknutej osoby alebo inej fyzickej osoby,
spracúvanie nevyhnutné na účel oprávneného záujmu.
6) Kategórie dotknutých osobných údajov
Na základe plnenia zmluvy spoločnosť spracúva: meno, priezvisko/názov, dátum narodenia/identifikačné číslo, bydlisko/sídlo, tel. číslo, e-mail.
7) Informácie o zdroji osobných údajov
Osobné údaje týkajúce sa dotknutej osoby sú získané z nasledovného zdroja:
všetky osobné údaje poskytuje samotný klient pri uzatváraní zmluvného vzťahu, alebo ním písomne na to poverený zástupca.
8) Príjemcovia osobných údajov
Spoločnosť neprenáša osobné údaje žiadnym tretím subjektom, s výnimkou sprostredkovateľov.
Sprostredkovateľmi osobných údajov sú:
spoločnosti zaoberajúce sa účtovníctvom, ktoré sú poverené na vykonávanie účtovníckych operácií a mzdového účtovníctva a za týmto účelom sú im poskytnuté osobné údaje zamestnancov a klientov,
Spracúvanie osobných údajov môžu pre spoločnosť vykonávať sprostredkovatelia výhradne na základe zmlúv o spracúvaní osobných údajov, tzn. s garanciami organizačno-technického zabezpečenia týchto údajov, pri rešpektovaní príslušných ustanovení Nariadenia GDPR a ZOOÚ. Sprostredkovatelia si sú vedomí, že osobné údaje dotknutých osôb nesmú použiť na iné účely.
9) Prenos osobných údajov do 3. krajín
K prenosu osobných údajov do tretích krajín nedochádza. Ak by bol prenos osobných údajov do tretích krajín nevyhnutný, bol by realizovaný v nevyhnutnom rozsahu, v prípade možností v šifrovanej podobe pri zachovaní podmienok GDPR.
10) Doba uchovávania osobných údajov
Doba uchovávania osobných údajov je stanovovaná podľa účelu, na ktorý sa osobné údaje spracovávajú.
Osobné údaje Dotknutých osôb Prevádzkovateľ spracúva po dobu trvania zmluvného vzťahu a následne po dobu maximálne 1 roka od ukončenia zmluvného vzťahu resp. do odvolania súhlasu Dotknutej osoby. Osobné údaje spracúvané podľa osobitného predpisu spracúva Prevádzkovateľ po dobu stanovenú v konkrétnom právnom predpise. V prípade spracúvania osobných údajov na účel oprávneného záujmu spracúva Prevádzkovateľ tieto údaje po nevyhnutnú dobu na uplatnenie týchto oprávnených záujmov. Prevádzkovateľ vyhlasuje, že jeho oprávnený záujem pri spracúvaní osobných údajov Dotknutých osôb neprevažuje nad záujmami a právami týchto osôb.
Prevádzkovateľ nevykonáva automatizované individuálne rozhodovanie ani profilovanie.
11) Práva dotknutej osoby:
Dotknutá osoba má:
právo na prístup k osobným údajom: Dotknutá osoba má právo získať od DS Systems, s.r.o. potvrdenie, že sa jej osobné údaje spracúvajú, na prístup k jej osobným údajom, ktoré sa spracúvajú a na poskytnutie ďalších doplňujúcich informácií:
na aký účel Prevádzkovateľ/spoločnosť spracúva jej osobné údaje,
konkrétne ktoré osobné údaje Prevádzkovateľ/sprostredkovateľ spracúva,
komu Prevádzkovateľ/spoločnosť spracúvané osobné údaje poskytuje,
ako dlho budú osobné údaje uchovávané;
odkiaľ jej osobné údaje Prevádzkovateľ získal (informácie o zdroji, ak osobné údaje neposkytla sama dotknutá osoba),
aké primerané záruky ochrany osobných údajov prijal Prevádzkovateľ/spoločnosť pri prenose osobných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie.
Dotknutá osoba má zároveň právo získať prvú a jednu kópiu výpisu alebo odpisu spracúvaných osobných údajov zdarma.
právo na opravu osobných údajov: Dotknutá osoba má právo na to, aby spoločnosť bez zbytočného odkladu opravila nepresné osobné údaje, príp. doplnila neúplné osobné údaje. Zakotvuje sa taktiež povinnosť Prevádzkovateľa oznámiť vykonanie opravy osobných údajov samotnej dotknutej osobe a všetkým príjemcom, ktorým boli jej údaje poskytnuté.
právo na výmaz osobných údajov: Dotknutá osoba má právo na to, aby Prevádzkovateľ/spoločnosť bez zbytočného odkladu vymazal osobné údaje, ktoré sa jej týkajú, v prípade, že:
osobné údaje už nie sú potrebné na účel, na ktorý ich Prevádzkovateľ získal alebo spracúval,
dotknutá osoba odvolala súhlas na spracúvanie osobných údajov na účel, na ktorý boli spracúvané a neexistuje iný právny základ pre ich spracúvanie,
dotknutá osoba namieta spracúvanie osobných údajov vykonávané za účelom splnenia úlohy vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej Prevádzkovateľovi alebo spracúvanie vykonávané na účel oprávnených záujmov Prevádzkovateľa alebo tretej strany a neprevažujú žiadne oprávnené dôvody na ich spracúvanie,
namieta spracúvanie osobných údajov na účel priameho marketingu; (v) sa osobné údaje spracúvajú nezákonne,
je dôvodom pre výmaz splnenie povinnosti podľa ZOOÚ, osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je SR viazaná,
sa osobné údaje získavali v súvislosti s ponukou služieb informačnej spoločnosti. Právo na výmaz osobných údajov sa neuplatní, ak je ich spracúvanie potrebné na:
uplatnenie práva na slobodu prejavu alebo práva na informácie,
na splnenie zákonnej povinnosti, ktorá si vyžaduje spracúvanie podľa práva EÚ alebo práva členského štátu, ktorému podlieha Prevádzkovateľ, medzinárodnej zmluvy, ktorou je SR viazaná alebo na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej Prevádzkovateľovi,
z dôvodov verejného záujmu v oblasti verejného zdravia,
na účel archivácie, na vedecké účely alebo účel historického výskumu či na štatistický účel, t. j. na privilegované účely, ak je pravdepodobné, že právo na výmaz znemožní alebo závažným spôsobom sťaží dosiahnutie cieľov takého spracúvania,
na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.
právo na obmedzenie spracúvania: Dotknutá osoba má právo na to, aby Prevádzkovateľ/spoločnosť obmedzil spracúvanie v ktoromkoľvek z týchto prípadov:
ak dotknutá osoba napadne – namieta správnosť osobných údajov, a to počas obdobia umožňujúceho Prevádzkovateľovi overiť správnosť údajov,
ak Prevádzkovateľ spracúva údaje protizákonne a dotknutá osoba namieta proti vymazaniu osobných údajov a žiada namiesto toho obmedzenie ich použitia,
Prevádzkovateľ už nepotrebuje osobné údaje na účely spracúvania, ale potrebuje ich dotknutá osoba na preukázanie, uplatňovanie alebo obhajovanie svojich právnych nárokov,
ak je spracúvanie nevyhnutné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej Prevádzkovateľovi, alebo nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje Prevádzkovateľ alebo tretia strana (s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy alebo základné práva a slobody dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov, najmä ak je dotknutou osobu dieťa), a dotknutá osoba namietala voči spracúvaniu v prípadoch uvedených v tomto odseku, má právo na obmedzenie spracúvania až do overenia, či oprávnené dôvody na strane Prevádzkovateľa prevažujú nad oprávnenými dôvodmi dotknutej osoby.
právo na prenosnosť údajov: Dotknutá osoba má právo:
získať osobné údaje, ktoré sa jej týkajú a ktoré poskytla Prevádzkovateľovi,
preniesť osobné údaje bez obmedzení k ďalšiemu Prevádzkovateľovi bez toho, aby jej v tom pôvodný Prevádzkovateľ nejakým spôsobom bránil,
požadovať od Prevádzkovateľa, aby on preniesol jej osobné údaje k druhému prevádzkovateľovi, ak je to technicky možné,
naďalej pokračovať vo využívaní „služieb“ Prevádzkovateľa. Konkrétne ide o tieto druhy údajov:
údaje aktívne a vedome poskytnuté dotknutou osobou,
vypozorované údaje poskytnuté dotknutou osobu na základe používania služby alebo zariadenia. Dotknutá osoba však nemá právo na prenosnosť osobných údajov v neobmedzenom rozsahu.
právo namietať spracúvanie osobných údajov: Dotknutá osoba má právo namietať proti spracúvaniu jej osobných údajov, ktoré sa uskutočňuje na uvedených právnych základoch:
spracúvanie je nevyhnutné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej Prevádzkovateľovi,
spracúvanie je nevyhnutné na účel oprávnených záujmov Prevádzkovateľa alebo tretej strany,
na účely priameho marketingu vrátane profilovania v rozsahu, v akom súvisí s priamym marketingom.
Ak dotknutá osoba namieta spracúvanie osobných údajov na účel priameho marketingu, Prevádzkovateľ nesmie ďalej údaje na tento účel spracúvať.
právo na neúčinnosť automatizovaného individuálneho rozhodovania vrátane profilovania: V zmysle čl. 22 GDPR a § 28 ZOOÚ má dotknutá osoba právo žiadať, aby automatizované individuálne rozhodovania vrátane profilovania bolo voči nej neúčinné. Keďže spoločnosť túto spracovateľskú činnosť nevykonáva, eventuálne námietky voči nej sú irelevantné.
právo podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky: Dotknutá osoba má právo podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, pričom ten ju musí informovať o stave vybavenia jej žiadosti. Spracúvanie osobných údajov nemožno namietať, keď spracúvanie osobných údajov dotknutej osoby je nevyhnutné na plnenie úlohy z dôvodov verejného záujmu a keď sa údaje spracúvajú na vedecký účel, účel historického výskumu či na štatistický účel.
Vyššie uvedené práva máte ako dotknutá osoba v rozsahu podľa článkov 15 až 21 a článku 77 Nariadenia GDPR. Dotknutá osoba si môže uplatniť svoje práva ústne, písomne alebo elektronicky, cez vyššie uvedené kontaktné údaje. Ak dotknutá osoba požiada o ústne poskytnutie informácií, informácie sa poskytnú po preukázaní jej totožnosti. Dotknutá osoba je povinná oznámiť Prevádzkovateľovi, všetky zmeny v jej osobných údajoch a to bezodkladne po ich zmene.
